Η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση περνά πλέον από τη θεωρία στη μαζική εφαρμογή. Τα επίσημα στοιχεία της ΑΑΔΕ αποτυπώνουν το μέγεθος της μετάβασης και δείχνουν ότι εκατοντάδες χιλιάδες επιχειρήσεις έχουν ήδη αρχίσει να χρησιμοποιούν τα νέα ψηφιακά κανάλια έκδοσης και διαβίβασης παραστατικών.
Σύμφωνα με τα στατιστικά της ΑΑΔΕ της 20ής Αυγούστου 2026, συνολικά 591.382 επιχειρήσεις έχουν διαβιβάσει συναλλαγές B2B μέσω αδειοδοτημένου Παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή μέσω της δωρεάν εφαρμογής timologio. Παράλληλα, 141.645 επιχειρήσεις έχουν υποβάλει δήλωση για τις B2B συναλλαγές τους.
Τα συγκεκριμένα μεγέθη δεν δείχνουν πόσες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ιδιωτικό Πάροχο και πόσες τις εφαρμογές της ΑΑΔΕ, καθώς δεν δημοσιεύεται σχετικός διαχωρισμός. Επιβεβαιώνουν, όμως, ότι η αγορά βρίσκεται ήδη σε διαδικασία μαζικής προσαρμογής, ενόψει της ένταξης των υπόλοιπων επιχειρήσεων στην υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση από την 1η Οκτωβρίου 2026.
Ακόμη μεγαλύτερη είναι η κλίμακα της ψηφιακής διακίνησης. Η ΑΑΔΕ αναφέρει ότι 294.292 επιχειρήσεις έχουν διαβιβάσει ψηφιακά παραστατικά διακίνησης αγαθών, ενώ από την 1η Ιανουαρίου 2025 έχουν καταχωριστεί περισσότερα από 415 εκατομμύρια ψηφιακά παραστατικά διακίνησης στο myDATA.
Τα στοιχεία αυτά αποδεικνύουν ότι η ηλεκτρονική τιμολόγηση και το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής δεν αποτελούν πλέον μεμονωμένες φορολογικές υποχρεώσεις. Δημιουργούν ένα ενιαίο ψηφιακό περιβάλλον, μέσα στο οποίο συνδέονται η έκδοση του παραστατικού, η διαβίβαση στο myDATA, η διακίνηση των αποθεμάτων, η παραλαβή των αγαθών και η ενημέρωση των εμπορικών και λογιστικών συστημάτων.
Οι δύο επιλογές που έχει η επιχείρηση
Η ΑΑΔΕ έχει ξεκαθαρίσει ότι η υποχρέωση μπορεί να καλυφθεί με δύο βασικούς τρόπους.
Ο πρώτος είναι η έκδοση μέσω ιδιώτη αδειοδοτημένου Παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης και ο δεύτερος η χρήση των δωρεάν εφαρμογών timologio και myDATAapp της ΑΑΔΕ.
Το γεγονός ότι οι εφαρμογές της ΑΑΔΕ παρέχονται δωρεάν αποτελεί προφανές πλεονέκτημα για μια πολύ μικρή επιχείρηση ή έναν ελεύθερο επαγγελματία με περιορισμένο αριθμό παραστατικών και απλές ανάγκες. Το δωρεάν, όμως, δεν σημαίνει ότι εξαφανίζεται η ευθύνη της επιχείρησης.
Όταν μια επιχείρηση χρησιμοποιεί το timologio ή το myDATAapp, χειρίζεται η ίδια την έκδοση και οφείλει να ελέγχει την ορθότητα των στοιχείων, την επιτυχή διαβίβαση, τη λήψη του ΜΑΡΚ, την αντιμετώπιση πιθανών αποτυχιών και τη διατήρηση των λογιστικών αρχείων της. Η καταχώριση μιας σύνοψης στο myDATA δεν πρέπει να συγχέεται με την πλήρη και οργανωμένη διαφύλαξη του παραστατικού και όλων των στοιχείων που μπορεί να χρειαστούν σε έναν μελλοντικό έλεγχο.
Τι αλλάζει με έναν αδειοδοτημένο Πάροχο
Με έναν αδειοδοτημένο Πάροχο, ένα σημαντικό μέρος αυτής της επιχειρησιακής ευθύνης αναλαμβάνεται από οργανωμένη και ελεγχόμενη υποδομή. Ο Πάροχος αυθεντικοποιεί το παραστατικό, το διαβιβάζει ηλεκτρονικά στην ΑΑΔΕ και έχει υποχρέωση να διαφυλάσσει τα δεδομένα του παραστατικού, καθώς και τα αντίστοιχα δεδομένα αυθεντικοποίησης και τεκμηρίωσης, για το χρονικό διάστημα που προβλέπει η νομοθεσία.
Η επιχείρηση εξακολουθεί να έχει τη δική της αυτοτελή υποχρέωση διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων. Η ουσιαστική διαφορά είναι ότι δεν βρίσκεται μόνη της απέναντι στη διαδικασία έκδοσης και διαβίβασης. Διαθέτει έναν αδειοδοτημένο φορέα που αναλαμβάνει συγκεκριμένες υποχρεώσεις και προσφέρει τεχνική υποστήριξη, έλεγχο της ροής και πρόσβαση στα παραστατικά.
Ένα ακόμη σημαντικό πλεονέκτημα είναι η επιχειρησιακή συνέχεια σε περίπτωση τεχνικού προβλήματος ή προσωρινής απώλειας διασύνδεσης. Όταν συντρέχουν οι προβλεπόμενες προϋποθέσεις «Transmission Failure 1», η επιχείρηση μπορεί να συνεχίσει την εμπορική της λειτουργία, όπως την έκδοση παραστατικών για πωλήσεις και παροχές υπηρεσιών, την αποστολή εμπορευμάτων, τις τουριστικές διαμονές ή τις ενοικιάσεις, χωρίς να σταματήσει η καθημερινή δραστηριότητά της.
Τα παραστατικά εκδίδονται με τη σχετική ένδειξη και ο Πάροχος αναλαμβάνει την ευθύνη να τα διαβιβάσει στο myDATA μόλις αποκατασταθεί η σύνδεση, σύμφωνα με τις προβλεπόμενες διαδικασίες και προθεσμίες. Έτσι, ένα προσωρινό τεχνικό πρόβλημα δεν σημαίνει υποχρεωτικά ότι η επιχείρηση πρέπει να σταματήσει την έκδοση παραστατικών, τη διακίνηση εμπορευμάτων ή την εξυπηρέτηση των πελατών της.
Αντίθετα, η δωρεάν εφαρμογή της ΑΑΔΕ λειτουργεί ως εφαρμογή έκδοσης και ταυτόχρονης διαβίβασης. Δεν προσφέρει στην επιχείρηση το ίδιο ολοκληρωμένο μοντέλο συνέχισης όλων των εμπορικών εργασιών μέσα από το δικό της ERP, με αυτόματη μεταγενέστερη διαβίβαση υπό την ευθύνη ενός αδειοδοτημένου Παρόχου.
Η διαφορά αυτή είναι ιδιαίτερα σημαντική για επιχειρήσεις που δεν μπορούν να διακόψουν τη λειτουργία τους ούτε για λίγες ώρες. Εμπορικές επιχειρήσεις, μεταφορικές, ξενοδοχεία, καταλύματα, επιχειρήσεις ενοικιάσεων και επαγγελματίες που εξυπηρετούν καθημερινά μεγάλο αριθμό πελατών χρειάζονται όχι μόνο έναν τρόπο έκδοσης τιμολογίων, αλλά και ένα οργανωμένο σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας.
Τι προσφέρει στην πράξη η i‑spirit
Στην περίπτωση της i‑spirit, η υπηρεσία Παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης παρέχεται με ετήσιο κόστος από 50 ευρώ/έτος. Με αυτό το ποσό η επιχείρηση δεν αγοράζει απλώς τη δυνατότητα να εκδώσει ένα τιμολόγιο αλλά αποκτά την υποδομή μέσω της οποίας πραγματοποιούνται η αυθεντικοποίηση, η διαβίβαση και η προβλεπόμενη διαφύλαξη των δεδομένων των παραστατικών.
Η i‑spirit αναλαμβάνει να αποστείλει τα παραστατικά στο myDATA, να παρακολουθεί την ηλεκτρονική ροή και να διατηρεί τα δεδομένα που προβλέπονται από το πλαίσιο λειτουργίας των αδειοδοτημένων Παρόχων. Σε περίπτωση προβλεπόμενης απώλειας διασύνδεσης, αναλαμβάνει επίσης τη μεταγενέστερη διαβίβαση των παραστατικών όταν αποκατασταθεί η σύνδεση.
Η επιχείρηση διατηρεί, φυσικά, την ευθύνη να εκδίδει σωστά τα παραστατικά της και να τηρεί τα λογιστικά αρχεία της, αλλά δεν χρειάζεται να διαχειρίζεται μόνη της ολόκληρο το τεχνικό μέρος της διαβίβασης.
Αυτό αποκτά ιδιαίτερη σημασία όταν υπάρχει μεγάλος αριθμός παραστατικών, σύνδεση με ERP, Ψηφιακά Δελτία Αποστολής, πωλήσεις προς το Δημόσιο, πολλαπλοί χρήστες ή ανάγκη άμεσης τεχνικής υποστήριξης. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η επιλογή δεν κρίνεται μόνο από το εάν η εφαρμογή έκδοσης είναι δωρεάν. Κρίνεται από το ποιος παρακολουθεί τη διαβίβαση, ποιος παρεμβαίνει όταν προκύψει πρόβλημα και εάν υπάρχει οργανωμένο αρχείο παραστατικών.
Το ERP δεν αρκεί από μόνο του
Ένα ακόμη κρίσιμο σημείο που διευκρινίζει η ΑΑΔΕ είναι ότι ένα εμπορικό ή λογιστικό πρόγραμμα ERP δεν αποτελεί από μόνο του αποδεκτό τρόπο ηλεκτρονικής έκδοσης τιμολογίων για την κάλυψη της νέας υποχρέωσης.
Το ERP μπορεί να οργανώνει τις πωλήσεις, τις αγορές, την αποθήκη, τις εισπράξεις και τη λογιστική εικόνα της επιχείρησης. Για την υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση, όμως, πρέπει να συνεργάζεται με αδειοδοτημένο Πάροχο ή η επιχείρηση να χρησιμοποιεί τις εφαρμογές timologio και myDATAapp της ΑΑΔΕ.
Επομένως, οι επιχειρήσεις δεν πρέπει να αρκεστούν στη διαβεβαίωση ότι «το πρόγραμμα στέλνει στο myDATA». Η απλή διαβίβαση δεδομένων από ένα ERP δεν ταυτίζεται με την έκδοση ηλεκτρονικού τιμολογίου μέσω αδειοδοτημένου Παρόχου.
Η πραγματική επιλογή για κάθε επιχείρηση
Ο ιδιωτικός Πάροχος προσφέρει διαφορετικό επίπεδο υπηρεσίας. Δεν περιορίζεται στην έκδοση ενός παραστατικού, αλλά προσθέτει υποδομή, αυτοματοποίηση, τεχνική υποστήριξη, αυθεντικοποίηση, παρακολούθηση διαβίβασης, διαφύλαξη των προβλεπόμενων δεδομένων και επιχειρησιακή συνέχεια σε περίπτωση τεχνικού προβλήματος.
Η δωρεάν εφαρμογή της ΑΑΔΕ αποτελεί μια νόμιμη και χρήσιμη επιλογή, κυρίως για μικρές επιχειρήσεις με απλές διαδικασίες. Απαιτεί, όμως, από την ίδια την επιχείρηση να χειρίζεται και να παρακολουθεί την έκδοση, τη διαβίβαση και το αρχείο της.
Με ετήσιο κόστος από 50 ευρώ/έτος μέσω της i‑spirit, η επιχείρηση μπορεί να μεταφέρει το τεχνικό βάρος της ηλεκτρονικής διαβίβασης σε έναν αδειοδοτημένο Πάροχο, χωρίς να επιβαρυνθεί με υψηλό λειτουργικό κόστος.
Το σωστό ερώτημα, επομένως, δεν είναι μόνο «δωρεάν εφαρμογή ή πληρωμή». Είναι εάν η επιχείρηση θέλει να αναλάβει μόνη της ολόκληρη τη διαδικασία ή να έχει δίπλα της έναν αδειοδοτημένο Πάροχο που αναλαμβάνει συγκεκριμένες ευθύνες, εξασφαλίζει συνέχεια στη λειτουργία της και τη στηρίζει στην καθημερινή εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
Νίκος Σπυρόπουλος
Προγραμματιστής Αναλυτής, Γραμματέας Επιτροπής Πληροφορικής και Ν.Τ του ΕΕΑ, Σύμβουλος Ψηφιακών Συναλλαγών ΠΑΕΛΟ, Συγγραφέας και Αρθρογράφος.
Πηγές: [Επίσημα στατιστικά και προθεσμίες ΑΑΔΕ]
(https://www.aade.gr/node/15728),
[Συχνές ερωτήσεις για την υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση]
(https://www.aade.gr/ypohreotiki-ilektroniki-timologisi-psifiaka-parastatika-diakinisis-syhnes-erotiseis),
[Υπηρεσίες Παρόχων ηλεκτρονικής τιμολόγησης]
(https://aade.gr/en/mydata/e-invoicing-service-providers).
[i-spirit Υπηρεσίες Πιστοποιημένου Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης ]
(https://www.i-spirit.gr/paroxos-ilektronikis-timologisis-ypahes-ispirit)
Ηλεκτρονική τιμολόγηση: Δωρεάν εφαρμογή ή ιδιωτικός Πάροχος; Η ευθύνη και η επιχειρησιακή συνέχεια κάνουν τη διαφορά
