Στόχοι Μηχανογράφησης
Η οδηγία σας βοηθάει να μετρήσετε με εύκολο τρόπο την ποιότητα της μηχανογράφησης Εμπορικών, Λογιστικών και Παραγωγικών δραστηριοτήτων. Επίσης προσφέρει ένα πρακτικό τρόπο για να συνενοηθούν τα στελέχη των επιχειρήσεων με τους επαγγελματίες της Πληροφορικής! Η οδηγία βασίζεται στο Εκπαιδευτικό Εγχειρίδιο Επαγγελματιών Supporters της ALTEC Software. Oι Eμπορικές Παραγωγικές και Λογιστικές διαδικασίες είναι το βασικότερο αντικείμενο δραστηριότητας της ALTEC Software. Εμπειρία και μελετητική εργασία περισσοτέρων των 15 ετών σε περισσότερους από 40.000 εγκαταστάσεις έχει καταλήξει στην θέσπιση 6 θεμελιωδών στόχων που πρέπει κατ’ αρχήν να επιδιώκει η μηχανογράφηση συναφών επιχειρήσεων: Στόχος 1: Η μηχανογράφηση πρέπει να δίνει σωστό Yπόλοιπο Αποθέματος κατά Ποσότητα και Αξία. Εάν έχει επιτευχθεί ο στόχος αυτός σημαίνει ότι η επιχείρηση είναι σε θέση ανά πάσα στιγμή να έχει ακριβή εικόνα του αποθέματός της (Υλών, Προϊόντων, Ημιετοίμων Εμπορευμάτων κλπ) σε ποσότητα και σε κόστος. Σημαίνει ότι έχει επιτύχει να οργανώσει όλες τις ενδιάμεσες φάσεις Αγορών, Εισαγωγών Εξωτερικού, Παραγωγής, Κοστολόγησης, Διακίνησης και Πωλήσεων. Σημαίνει επίσης ότι έχει προϋπάρξει άριστη οργανωτική εργασία υποδομής σε θέματα Αποθήκης, Αποθηκευτικών χώρων και όλων σχετικών επιχειρηματικών διαδικασιών. Ενα μόνο λάθος στην οργάνωση των διαδικασιών αυτών αρκεί για διαταράξει τον βαθμό επιτυχίας του στόχου. Στόχος 2: Η μηχανογράφηση πρέπει να δίνει σωστό Yπόλοιπο Πελατών και Ηλικία των Υπολοίπων αυτών. Εάν έχει επιτευχθεί ο στόχος αυτός σημαίνει ότι η επιχείρηση είναι σε θέση ανά πάσα στιγμή να έχει ακριβή εικόνα των υπολοίπων των πελατών της και του χρόνου αποπληρωμής τους. Σημαίνει ότι έχει επιτύχει να οργανώσει Πωλήσεις, Εισπράξειςκαι λοιπές συναλλαγές και κατά συνέπεια μπορεί να πάρει χωρίς πρόβλημα οποιαδήποτε περαιτέρω πληροφορία σχετικά με Κύκλο εργασιών, Χρεώσεις, Πιστώσεις των πελατών της. Στόχος 3: Η μηχανογράφηση πρέπει να δίνει σωστό Yπόλοιπο Προμηθευτών και Ηλικία των Υπολοίπων αυτών. Συμμετρικά αντίστοιχος στόχος με αυτόν των Πελατών. Στόχος 4: Η μηχανογράφηση εκτελεί αυτόματη έκδοση «στοιχείων» (τυπώνει τιμολόγια). Εάν έχει επιτευχθεί ο στόχος αυτός σημαίνει ότι η επιχείρηση έχει εισάγει τους αυτοματισμούς τηςμηχανογράφησης σε μια από τις σημαντικότερες καθημερινές διαδικασίες της (την τιμολόγηση) και έχει επιλύσει το πλήθος των θεμάτων και ιδιαιτεροτήτων (εμπορικής πολιτικής, εκπτώσεων, διαχείρισης εμπορευμάτων κλπ) που σχετίζονται με την κρίσιμη αυτή λειτουργία. Σημαίνει επίσης ότι έχει επιτευχθεί ένα ελάχιστο μεν αλλά πολύ σημαντικό επίπεδο τεχνογνωσίας για το χειρισμό της μηχανογράφησης. Αυτό με τη σειρά του επιτρέπει ένα ρεαλιστικό σχεδιασμό εκπαίδευσης για την περαιτέρω κατάρτιση του προσωπικού πάνω στο σύστημα. Στόχος 5: Η μηχανογράφηση προβάλλει ή εκδίδει ορθό Cash Flow αξιογράφων. Εάν έχει επιτευχθεί ο στόχος αυτός σημαίνει ότι η επιχείρηση έχει υπό έλεγχο τις χρηματοροές που σχετίζονται με τις συναλλαγές της με αξιόγραφα και άρα ενδιαμέσως έχει θέσει σε λειτουργία όλες τις σχετικές καθημερινές διαδικασίες μηχανογραφικής διαχείρισης των συναλλαγών αυτών. Στόχος 6: Η μηχανογράφηση ή εκδίδει σωστά Θεωρημένα Βιβλία και Λογιστικών Καταστάσεων. Εάν έχει επιτευχθεί ο στόχος αυτός σημαίνει ότι η επιχείρηση έχει επισημοποιήσει την μηχανογραφική λειτουργία και έχει συμπεριλάβει σ’ αυτήν τις λειτουργίες και διαδικασίες που σχετίζονται με τις φοροτεχνικές της υποχρεώσεις. Σημαίνει ότι ενδιαμέσως έχει επιλυθεί πλήθος θεμάτων εμπορικής και λογιστικής πρακτικής και ότι η μηχανογράφηση έχει καθιερωθεί ως το επίσημο σύστημα οργάνωσης της επιχείρησης. Επιπλέον σημαίνει ότι η επιχείρηση έχει δημιουργήσει την υποδομή προκειμένου να αντλήσει πολύτιμα πληροφοριακά στοιχεία πέρα από αυτά που προκύπτουν από τις καταστάσεις των φοροτεχνικών της υποχρεώσεων. Πως μπορείτε να μετρήσετε την ποιότητα της δικής σας μηχανογράφησης; Με 6 βασικές ερωτήσεις: Γνωρίζω το ακριβές Υπόλοιπο Αποθεμάτων (για όλα τα Είδη, σε όλους τους αποθηκευτικούς χώρους, σε ποσότητα και αξία); Γνωρίζω το ακριβές Υπόλοιπο Πελατών (για όλους τους Πελάτες και με σωστό χρόνο αποπληρωμής για τον καθένα); Γνωρίζω το ακριβές Υπόλοιπο Προμηθευτών (για όλους τους Προμηθευτές με σωστό χρόνο αποπληρωμής για τον καθένα); Εκδίδω αυτόματα τα τιμολόγια από το σύστημα; Ξέρω ανά πάσα στιγμή τις υποχρεώσεις μου και απαιτήσεις μου σχετικά με γραμμάτια και επιταγές; Eκδίδω αυτόματα τα θεωρημένα βιβλία μου;
πηγή altec